Hyvä viestintäsuunnitelma ei unohdu pöytälaatikkoon
Viestintäsuunnitelma toimii viestinnän ohjekirjana läpi vuoden – ainakin teoriassa. Joskus suunnitelma voi hautautua kansioiden syövereihin ja unohtua aivan kokonaan. Nyt on aika kaivaa viestintäsuunnitelma esiin ja tarkastella sitä uudessa valossa.
Hyvä viestintäsuunnitelma toimii kuin urheilujoukkueen pelikirja – jokainen roolistaan riippumatta tietää taktiikan ja seuraavat peliliikkeet. Tiukan paikan tullen tai jos vastustaja yllättää, pelikirja vedetään esiin ja palataan perusasioiden äärelle.
Viestinnän pelikirja, viestintäsuunnitelma, saattaa kuitenkin toisinaan jäädä johtoportaan hyväksymäksi pdf-tiedostoksi. Toisinaan edes kaikki joukkueen jäsenet, eli organisaation viestijät, eivät välttämättä tiedä tai muista sen olemassaoloa. Jos viestintää tehdään ilman suunnitelmallisuutta, sooloilun määrä pysyy vakiona, kokonaisuus voi jäädä epämääräiseksi ja kohderyhmät tavoittamatta. Näin viestinnän kehittäminenkin on hankalaa.
Arjessa mukana kulkeva viestintäsuunnitelma auttaa päivittäisessä viestinnässä, vähentää kiireestä johtuvia virheitä, helpottaa budjetointia ja vastuiden jakamista.
Mitä viestintäsuunnitelma sisältää?
Toimivan viestintäsuunnitelman avulla varmistat, että strategian ja tavoitteiden mukainen viestintä toteutuu päivittäisellä tasolla. Viestinnän tekemisen apuna toimivat myös arvot, visio ja missio – ne ohjaavat oikeaan suuntaan. Konkreettiset toimenpiteet ja tavat tehdä viestintää kuvataan tarkemmin viestintäsuunnitelmassa.
Viestintäsuunnitelman laajuus riippuu paljon sen käyttötarkoituksesta. Suunnitelman voi laatia esimerkiksi yksittäiselle hankkeelle tai koko organisaation ulkoiselle viestinnälle. Karkea viestintäsuunnitelma vastaa kysymyksiin kenelle, mitä ja miten. Hyvä viestintäsuunnitelma sisältää useimmiten ainakin nämä osa-alueet:
Tilanneanalyysi
Tavoitteet ja mittarit
Kohderyhmät
Viestintäkanavat
Pääviestit
Roolit, vastuut ja resursointi
Seuranta
Missä muodossa viestintäsuunnitelman tulisi olla?
Yksiselitteisin vastaus on: teille parhaassa muodossa. Pohdi, mikä on organisaatiollesi luonnollisin tapa jakaa ja omaksua tietoa. Älä kuitenkaan tyydy lauseeseen: "Näin meillä on aina tehty."
Johtoportaalle viestintäsuunnitelman voi esitellä tiivistetyssä esitys- tai pdf-muodossa, mutta suunnitelman tulee aina olla helposti saatavilla ja päivitettävissä. Varsinkin niille, jotka tarvitsevat sitä päivittäisessä työssään. Suunnitelman rakentaminen onnistuu esimerkiksi projektinhallintajärjestelmään tai perinteiseen Excel-tiedostoon. Mikä on teille paras?
Teit suunnitelman missä muodossa tahansa, unohda sanahelinä ja keskity tarjoamaan tieto terävästi. Rakenna suunnitelman tueksi vielä viestinnän vuosikello ja sisältökalenterit, joilla varmistat sisällöntuotannon säännöllisyyden ja laadun.
Kun viestinnän tehtävät jakautuvat monelle ihmiselle ja eri kanaviin, viestintäsuunnitelman ja kalentereiden noudattaminen nousevat entistäkin tärkeämpään rooliin. Viestintäpäällikön tai muun viestinnästä vastaavan vastuulla onkin suunnitelman jalkauttaminen osaksi arkea.
Kuinka usein viestintäsuunnitelmaa päivitetään?
Tavallisesti viestintäsuunnitelmaa päivitetään vuosittain. Viestintäympäristö muuttuu kuitenkin jatkuvasti, joten suunnitelma voi vaatia tarkastelua vuoden aikana. Eteen voi tulla esimerkiksi yllättäviä käänteitä tai muutoksia, jotka vaativat suunnitelman pikaista päivittämistä. Jatkuvasti muuttuvassa maailmassa viestinnän seuraaminen, tulosten mittaaminen ja analysointi nousevatkin tärkeään rooliin. Organisaation on itse tunnistettava, kuinka usein viestintäsuunnitelman ajantasaisuus kannattaa tarkastaa.
Vuoden aikana voit pitää kiinni valituista suuremmista linjoista, mutta jos löydät potentiaalisen uuden kohderyhmän tai sisältötyypin, testaa sitä rohkeasti. Vain kokeilemalla tietää, kannattiko vaiko ei. Tuloksellisessa viestinnässä näkyy sekä pitkäjänteinen suunnittelu että uusien mahdollisuuksien hyödyntäminen.
Toisinaan tulee myös päästää irti viestintäsuunnitelmaan kirjatusta viestinnästä, joka ei siinä hetkessä toimikaan. Tässä jokainen meistä on jo mestari, kiitos viimeisen vuoden.
Kaipaako viestintäsuunnitelmasi päivittämistä? Tehdään yhdessä suunnitelmallista ja tuloksellista viestintää!
