Kuinka jalostaa etätyön opit palvelemaan tulevaisuuden työelämää?

Koronakriisi toi mukanaan pakotetun muutoksen työelämään. Vaihtoehtoja ei ollut, kun etätyöt muuttuivat osaksi jokaisen tietotyöläisen arkea. Nyt etätyö on tullut jäädäkseen muodossa tai toisessa, ja sen parhaiten omaksuvat organisaatiot saavat etätyöstä kilpailuetua pitkälle tulevaisuuteen.

Keväällä povasin etätyön menettävän etuliitteensä koronakriisin seurauksena. Näin ei ole vielä käynyt, mutta varmuudella voidaan sanoa, että työyhteisöt ovat muuttaneet suhtautumistaan etätyöhön ja sopeutuneet hyvin sen vaatimuksiin, monet ovat jopa tehostaneet toimintaansa etätyön ansioista.

Tällä hetkellä sopeutuminen työyhteisöissä jatkuu. Nyt pohditaan, missä määrin kevään ja kesän oppeja voidaan hyödyntää tulevaisuudessa työnteon kehittämisessä.

Meidän mielestämme tämän hetken merkittävin kysymys on, ymmärretäänkö organisaatioissa kokonaisvaltaisesti se, millaisista tekijöistä tehokas ja tarkoituksenmukainen etätyö koostuu? Väitämme, että tämän ymmärryksen avulla organisaatiot voivat luoda kilpailuetua pitkälle tulevaisuuteen.

Etätyö vaatii ymmärrystä teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä

Me Kornerilla jaamme tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen etätyön kolmeen osa-alueeseen. Näistä ensimmäinen on ymmärrys työyhteisön etätyöskentelyyn vaikuttavista viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä.

Koska etätöissä työyhteisön viestintä ja vuorovaikutus tapahtuvat pääasiassa teknologiavälitteisesti, etätyötä voidaan tarkastella kontekstina, joka vaatii teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen osaamista.

Henkilöstöltä teknologiavälitteinen viestintä ja vuorovaikutus vaativat esimerkiksi ymmärrystä tiedonhallinnan, luottamuksen tai sosiaalinen tuen ilmiöistä. On siis tärkeää ymmärtää, millainen merkitys erilaisilla viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöillä on työyhteisön tehokkaalle ja tarkoituksenmukaiselle työskentelylle, sekä miten nämä ilmiöt näyttäytyvät eri työntekijöiden arjessa. Johtajien on esimerkiksi tärkeää ymmärtää, miten tiedonhallinta tukee alaisten sujuvaa työntekoa tai vaikuttaa luottamuksen rakentumiseen.

Etätyö vaatii työhön sopivia viestintä- ja vuorovaikutusteknologioita

Toinen etätyön tehokkuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen vaikuttava osa-alue on työhön sopivat viestintä- ja vuorovaikutusteknologiat. On tärkeää tunnistaa, millaista viestintää ja vuorovaikutusta käytetty teknologia mahdollistaa ja miten se tukee erilaisia viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöitä. Ei siis ole samantekevää hoidetaanko työasioita henkilökohtaisen Whatsappin tai Facebook Messengerin avulla vai juuri työkäyttöön tarkoitetuilla Slackilla tai Teamsilla.

Työkäyttöön suunnitelluissa teknologioissa on monia etuja henkilökohtaisiin teknologioihin verrattuna. Työkäyttöön suunnitellut teknologiat sisältävät sellaisia ominaisuuksia, jotka esimerkiksi tukevat tehokasta tiedonhallintaa ja luottamuksen rakentamista ja ylläpitämistä, ja näin mahdollistavat (etä)työyhteisön tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työskentelyn. Samalla työn ja vapaa-ajan raja säilyy selkeämpänä, kun henkilökohtaiset ja työviestit eivät sekoitu esimerkiksi Whatsappissa. Etenkin juuri etätöissä työn ja vapaa-ajan rajojen säilyttäminen on tärkeää työn kuormittavuuden hallitsemiseksi.

Etätyö vaatii yhteisiä sääntöjä ja normeja

Kolmas tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen etätyöhön vaadittava kokonaisuus on selkeät ja yhteisesti jaetut säännöt ja normit, joiden mukaan työyhteisö työskentelee. Esimerkiksi päivän aikana mieleen tulevat pienet kysymykset voi kysyä viestillä, isommille asioille varataan kalenterista aika ja asia käydään läpi videopuhelussa. Ideointia vaativat asiat taas hoidetaan mahdollisuuksien mukaan kasvotusten. Myöskään työajan ulkopuolella mieleen tulleet pienet kysymykset eivät häiritse työkaverin iltaa, kun ne kysytään Slackissa Whatsappin sijaan ja niihin saa vastauksen heti seuraavana aamuna.

Työyhteisön arjessa yhteisesti jaetuilla säännöillä ja normeilla on siis iso rooli työn sujuvuuden kannalta. Ne lisäävät työn ennakoitavuutta ja tehokkuutta vähentäen työn kuormittavuutta. Ennen kaikkea ne rakentavat yhteenkuuluvuuden tunnetta etänä toimivassa työyhteisössä.

Korona-ajan opeista kilpailuetua tulevaisuuteen

Tällä hetkellä työelämässä on käynnissä muutos, joka tulee laajasti muokkaamaan työnteon tapoja. Muutokseen parhaiten sopeutuvat ja toimintaansa kehittävät organisaatiot tulevat hyötymään etätyöskentelyn tuomista mahdollisuuksista luoden kilpailuetua pitkälle tulevaisuuteen. Vaihtoehtoina on työyhteisön tyytymättömyys ja työtehon lasku, jos työntekoa ei onnistuta kehittämään, toimivista etätyön käytänteistä luovutaan ja henkilöstö pakotetaan jatkossa toimistolle jatkamaan töitä niin sanotusti ”normaaliin” tapaan.

Me Kornerilla näemme, että tulevaisuuden työelämä rakentuu tässä tekstissä mainittujen osa-alueiden varaan niiden limittyessä yhteen. Tulevaisuudessa työyhteisöjen tulee ymmärtää teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöitä, omata etätyöhön soveltuvat viestintä- ja vuorovaikutusteknologiat sekä omaksua työskentelylle yhteiset säännöt ja normit. Näin työskentelylle muodostuu perusta, jota on mahdollista kehittää myös jatkossa uusien tarpeiden ilmestyessä - oli kyseessä sitten koko organisaation etätyöskentely tai etätyön ja toimistotyön yhdistäminen parhaalla mahdollisella tavalla.