Kuinka taltuttaa digihäly?

Digihäly on monessa organisaatiossa todellisuutta ja arkipäivää, mutta sen taltuttaminen on kuitenkin mahdollista. Se vaatii johdolta ymmärrystä työyhteisöviestinnän ja organisaation sisäisen viestinnän kehittämisen osa-alueista sekä suunnitelmallisuutta ja pitkäjänteisyyttä.

HS Visio julkaisi 13. syyskuuta toimittaja Veera Luoma-ahon artikkelin tietotyöläisten digihälystä. Artikkelissa haastateltiin kahta tietotekniikan konsulttia, it-yritys Valtti Kumppanien Jari Kopakkalaa ja Microsoftilla työskentelevää Riikka Gassenia. Molemmat ovat työssään tulleet samaan johtopäätökseen: digitaalisesta työpäiväkokemuksesta on tullut stressaava ja hälyinen. 

Kiteytettynä artikkelin ydinviesti on, että organisaatioissa on liikaa digitaalisia työkaluja, eikä uusia työkaluja käyttöön otettaessa ajatella kokonaiskuvaa. Tästä johtuen työntekijät väsyvät eri kanavien kautta tulevaan tietotulvaan. Artikkelin mukaan: ”Ongelman ydin ei ole teknologiassa, vaan organisaatiossa ja sen johtamisessa. Kun kukin vastaa vain omasta ohjelmistostaan, työntekijän kokemus ei ole kenenkään vastuulla.”

Edellinen lause kiteyttää ydinongelman täydellisesti: monessa organisaatioissa uusien työkalujen käyttöönotto tuntuu olevan arpapeliä, jossa uusia teknologioita ja sovelluksia otetaan käyttöön ilman, että kukaan vastaa kokonaiskuvasta. Vaikka tarkoitus olisi hyvä, tie helvetilliseen työpäiväkokemukseen on kivetty hyvillä aikomuksilla.

Johtajalla on tärkein rooli työpäiväkokemuksen kehittämisessä

Artikkelin mukaan ongelman ydin löytyy organisaation johtamisesta. Olen tästä samaa mieltä. Seuraava looginen kysymys siis on, miten johtajien osaamista tulee kehittää, jotta työpäiväkokemusta voi johtaa päämäärätietoisesti organisaation tarpeet huomioiden.

Aiemmassa blogitekstissäni avasin, mitkä kolme osa-aluetta tulee ottaa huomioon työyhteisöviestintää kehitettäessä. Näitä ovat työyhteisön viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen, työhön soveltuvat viestinnän ja vuorovaikutuksen alustat sekä työyhteisössä jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt.

Edellä mainitut osa-alueet soveltuvat myös digitaalisen työpäiväkokemuksen kehittämiseen. Digitaalisen työpäiväkokemuksen kehittäminen on työyhteisöviestinnän ja organisaatioiden sisäisen viestinnän kehittämistä.

Johtajan viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen - ymmärrys työyhteisön tarpeista

HS Vision artikkelissa Gassen toteaa, että "monella työpaikalla ei oikein olla selvillä siitä, keitä työntekijät ovat ja mitä he tekevät ja tarvitsevat". Johtajan viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen kiteytyy juuri tämän ajatuksen ympärille.

Johtajan viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen on ymmärrystä niistä viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä, jotka tekevät organisaation työnteosta tehokasta ja tarkoituksenmukaista. Ymmärryksen lisäksi osaaminen on sekä taitoa että motivaatiota kehittää työnteon tapoja tehokkaimmiksi ja tarkoituksenmukaisemmiksi.

Viestintä- ja vuorovaikutusosaamisen tehtävänä on siis tarjota ymmärrystä, joka auttaa vastaamaan miksi-kysymyksiin: Miksi organisaatiossa tulee käyttää juuri tiettyjä viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoja? Miksi juuri tietynlaiset viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt ja käytänteet sopivat tiettyyn organisaatioon?

Johtajan vaativin tehtävä voi olla kieltäytyä uusien työkalujen käyttöönotosta

Jokaisen organisaatiossa hyödynnettävän digitaalisen työkalun tulee palvella jotakin tarkoitusta. Tarkoituksen tulee olla myös selvillä jokaiselle, joka työkalua käyttää. Käyttäjän tulee myös teknisesti osata käyttää työkalua riittävän hyvin.

HS Vision artikkelissa Gassen kuitenkin kertoo, että ”erään asiakkaan selvityksessä todettiin, kuinka jotkut työntekijät joutuivat käyttämään noin neljääkymmentä eri sovellusta työtehtäviensä hoitamiseen.” On päivänselvää, että 40 sovelluksessa on kenelle tahansa aivan liikaa omaksuttavaa.

Uusien työkalujen perusteellinen käyttöönotto vaatii koko organisaatiolta aikaa ja resursseja, joita ei ole syytä tuhlata tai käyttää väärin. Usein johtajan vaativin tehtävä ei olekaan uusien sovellusten käyttöönotto, vaan niiden käyttöönotosta kieltäytyminen. 

Jokaisen työkalun tarkoitusta on siis syytä miettiä tarkkaan ja hyödyntää niiden ominaisuudet täysimääräisesti. Tällöin isokin organisaatio menestyy paremmin vähemmällä. Tai kuten Gassen toteaa: ”Guru on se, joka tajuaa, mistä on työlle aidosti tukea.”

Organisaatiossa tulee olla jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt

Vision artikkelin haastateltavien mukaan onnistunut digitaalinen työpäiväkokemus on sellainen, jossa ”työntekijä tietää esimerkiksi sen, mitkä viestintäkanavat edellyttävät sutjakkaa reagointia ja mitkä eivät.” Ihmisillä tulee siis olla mahdollisuus vaikuttaa oman työpäivänsä organisointiin.

Edellä mainitussa on kyse työyhteisöviestinnän kehittämisen kolmannesta osa-alueesta, eli työyhteisössä jaetuista viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöistä. Säännöillä tarkoitetaan yhdessä sovittuja ja hyväksyttyjä tapoja käyttää työkaluja.

Käytännössä koko organisaation tulee siis olla samalla sivulla siitä, miten ja mihin tarkoitukseen eri viestintäkanavia käytetään ja mitkä ovat kunkin vastuut ja oikeudet. Yhteiset säännöt lisäävät ennen kaikkea työn ennakoitavuutta ja selkeyttä, jotka mahdollistavat työn tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden.

Älä tartu lillukanvarsiin, vaan tunnista iso kuva

Loppujen lopuksi sillä ei ole merkitystä, puhutaanko kehittämistyön yhteydessä työyhteisöviestinnän kehittämisestä vai digitaalisen työpäiväkokemuksen kehittämisestä. 

Tärkeintä on, että johtajilla on käsitys siitä, millaisista osatekijöistä digitaalinen työpäivä ja sen kehittäminen koostuu. Ainostaan tällöin kehitystyötä on mahdollista tehdä systemaattisesti ja pitkäjänteisesti turhat lillukanvarret välttäen.

Jos tarvitset apua digihälyn taltuttamiseen, ota yhteyttä!