Viisi askelta: Näin rakennat toimivan mediaviestinnän suunnitelman

Mediaviestinnän suunnitelma on dokumentti organisaation ansaitun median suunnittelun tueksi. Ansaitulla medialla tarkoitetaan näkyvyyttä ja mediatilaa kaikissa niissä medioissa, joita organisaatio ei itse omista ja joista se ei maksa. Tämä mediatila on ansaittu journalistisen prosessin kautta ja on näin ollen sekä uskottavaa että haluttua.

Ihannetapauksessa mediaviestinnän suunnitelma pohjautuu viestintästrategiaan, mutta pureutuu erityisen syvällisesti siihen, mistä aiheista tulevana kvartaalina tai vuonna puhutaan, miten puhutaan, kuka puhuu ja miten näillä aiheilla onnistutaan ansaitsemaan oma tila halutuissa medioissa. 

Mediaviestintäsuunnitelma voi olla osa laajempaa viestintäsuunnitelmaa tai oma itsenäinen kokonaisuutensa. Osana mediaviestinnän suunnitelmaa voidaan käsitellä myös maksettua mediaa, kuten natiiveja tai bannerimainontaa, mutta nyt tarkastelemme ennen kaikkea ansaitun median suunnittelua.

1. Kirkasta puheääni ja positio

Kirkasta suunnitelman rakentamisen alussa lähtöasetelma: tehtiinkö teillä mediaviestintää esimerkiksi edellisenä vuonna? Millaisia tulokset olivat? Mihin sävyyn teistä puhuttiin mediassa ja pääsivätkö halutut henkilöt ääneen?

Näiden pohjalta suunnitelman alkuun kannattaa teroittaa oma toivottu positio alan keskustelussa, tärkeimmät viestit, joita halutaan korostaa medialähdöissä ja kohderyhmä tai -ryhmät, jotka erityisesti halutaan saavuttaa ja joita halutaan puhutella.

2. Aseta tavoitteet ja osatavoitteet

Millaisia tavoitteita teillä on mediaviestinnän suhteen? Tavoitteet voivat olla numeraalisia, ja usein halutaankin peitota vaikkapa edellisen vuoden mediaosumien määrä. Lisäksi saatetaan mitata esimerkiksi läpi menneiden kuvien ja infograafien tai linkkien määrää, sekä medioiden levikkiä ja tavoittavuutta. 

Lisäksi on useita mahdollisia laadullisia tavoitteita, kuten julkaistujen juttujen sävy, laajuus ja oman organisaation roolin suuruus jutussa. Lisäksi tavoitellaan ehkä uusia yleisöjä ja halutaan päästä sellaisiin medioihin, joihin ei aiemmin ole päästy.

3. Rakenna mediaviestinnän vuosikello ja unelmoi ideaaliotsikoista

Mieti vuoden kiertokulku läpi sekä oman organisaatiosi että muun maailman kannalta. Mitä merkittäviä tapahtumia teillä on suunnitelmissa, ja mitkä asiat toistuvat joka vuosi samaan aikaan? Käy sitten sama ajatusprosessi yleisellä tasolla: mitä Suomessa ja maailmalla tapahtuu vaikkapa maalis-huhtikuussa? Kun olet hahmottanut jokaisen kuukauden erityispiirteet ja puheenaiheet niiden ympärillä, on aika yhdistellä tietoa ja miettiä, miten voitte organisaationa ottaa osaa ajankohtaiseen keskusteluun. Vaativatko medialähdöt jotain muita toimenpiteitä tuekseen, kuten tutkimuksia, yhteistyökumppaneita tai organisaationne ulkopuolisia asiantuntijoita?

Tässä vaiheessa voit myös herkutella haavekuvilla: jos saisit itse luoda organisaatiosi kannalta parhaat mahdolliset otsikot mediaan, millaisia ne olisivat?

4. Määrittele isot ja ajattomat teemat

Mediaviestinnän suunnitelmaan kannattaa laittaa ylös myös sellaiset teemat, jotka eivät ole aikasidonnaisia, vaan jotka toimivat vuodenajasta riippumatta. Ne voivat liipata sellaisia aiheita, jotka ovat eri muodossa pinnalla koko ajan, tai sitten voit aloittaa aivan uuden keskustelun. Näihin ideoihin voi palata, kun pöydällä ei ole muuta akuuttia tai mediakentällä on suhteellisen hiljaista. 

Tässä kohtaa kannattaa palata myös mediaviestintäsuunnitelman alkuun: mitä tavoitteita meillä oli, mitkä viestit halusimme saada tänä vuonna läpi, millaisiin medioihin toivoimme pääsevämme, ovatko puhehenkilömme päässeet läpi mediassa ja onko positiomme ollut toivotunlainen.

5. Ole valmis joustamaan ja tartu ajankohtaisuuksiin

Suunnitelmallisuuden lisäksi kannattaa jättää tilaa odottamattomalle. Tietyt teemat ovat ajattomia ja niistä voi puhua lähes milloin vain ja jotkut merkkipaalut toistuvat vuosittain, mutta tulevaisuutta on mahdotonta ennustaa tarkasti. Kun reagointia vaativa paikka tulee, muokkaa silloin rohkeasti suunnitelmia tai ota suunniteltujen toimenpiteiden rinnalle uusia aiheita, sekä seuraa maailman menoa ja trendejä.

Kaipaatko apua mediaviestintäsuunnitelman rakentamiseen? Kysy ihmeessä lisää!